Kautionsrückgabe: Was Vermieter bei der Kautionsabrechnung beachten müssen

Die Rückgabe der Mietkaution ist einer der konfliktträchtigsten Momente am Ende eines Mietverhältnisses. Für Vermieter geht es um offene Forderungen, Schäden, Nebenkosten und Beweisbarkeit. Für Mieter geht es um Geld, das sie möglichst schnell zurückerhalten wollen.

Die Kaution ist in der Schweiz durch Art. 257e OR geprägt. Sie dient als Sicherheit, gehört aber nicht frei dem Vermieter. Darum braucht jede Belastung eine nachvollziehbare Grundlage.

Zuerst die Akte klären

Vor einer Kautionsabrechnung sollten Vermieter diese Unterlagen zusammenstellen:

• Mietvertrag und Kautionsvereinbarung
• Einzugs- und Auszugsprotokoll
• Fotos oder Zustandsdokumentation
• offene Mietzins- oder Nebenkostenforderungen
• Rechnungen oder Kostenvoranschläge für geltend gemachte Schäden

Ohne Belege wird es schwierig, Abzüge zu begründen. Normale Abnutzung ist nicht dasselbe wie ein ersatzpflichtiger Schaden.

Was darf abgezogen werden?

Abzüge kommen vor allem in Betracht, wenn eine Forderung klar belegbar ist. Dazu können offene Mietzinse, bestätigte Nebenkostenforderungen oder Schäden gehören, die über normale Abnutzung hinausgehen.

Nicht sauber ist es, pauschal einen Betrag “zur Sicherheit” zurückzuhalten, ohne die Forderung zu benennen. Vermieter sollten transparent kommunizieren, welche Position offen ist und welche Belege vorliegen.

Übergabeprotokoll ist zentral

Das Übergabeprotokoll entscheidet oft über die spätere Beweisführung. Es sollte konkret sein: Raum, Schaden, Zustand, Foto, Bemerkung und Unterschrift. Allgemeine Formulierungen wie “diverse Schäden” helfen im Streitfall wenig.

Wenn Mieter und Vermieter den Zustand unterschiedlich beurteilen, sollte der Dissens festgehalten werden. Auch das ist besser als eine lückenhafte Dokumentation.

Kommunikation mit dem Mieter

Eine gute Kautionsabrechnung ist schriftlich, verständlich und belegbar. Sie erklärt:

1. Ausgangsbetrag der Kaution
2. offene Forderungen
3. Belege oder Begründung
4. Rückzahlungsbetrag
5. weiteres Vorgehen bei Uneinigkeit

Der Ton sollte sachlich bleiben. Kautionsstreitigkeiten eskalieren schnell, wenn Vermieter Druck aufbauen, bevor die Belege sauber stehen.

Valtis-Praxis

Valtis behandelt die Kaution als Teil der Auszugsakte: Übergabe, Schäden, Forderungen, Fotos, Nebenkosten und Kommunikation werden zusammengeführt. Daniel kann eine Übersicht und einen Entwurf vorbereiten. Die Freigabe bleibt beim Eigentümer.

Nächster Schritt

Wenn eine Kaution zurückzugeben oder teilweise zu belasten ist, sollte zuerst die Beweislage geprüft werden. Danach kann eine klare Abrechnung erstellt werden, die für beide Seiten nachvollziehbar ist.