Mieterprüfung Schweiz 2026: Betreibungsregister, Referenzen und das revidierte Datenschutzgesetz — was Vermieter dürfen

Warum die Mieterprüfung 2026 heikler ist

Drei Dinge kommen gerade zusammen. Der Leerwohnungsstand ist in der Zentralschweiz bei rund einem Prozent, in der Stadt Zug sogar deutlich darunter. Das heisst: Jede halbwegs anständige Wohnung bekommt einen Bewerberüberschuss, den man vor zehn Jahren nur aus Zürich kannte. Gleichzeitig gilt seit dem 1. September 2023 das revidierte Datenschutzgesetz (nDSG), das die Anforderungen an die Verarbeitung von Personendaten spürbar verschärft hat. Und drittens ist Umzugssaison — von Juli bis Oktober werden Mietverhältnisse in der Zentralschweiz statistisch am häufigsten neu abgeschlossen.

Für dich als privaten Vermieter bedeutet das: Du triffst deine Auswahlentscheidung unter Zeitdruck, mit einem Stapel von 30 bis 100 Bewerbungen, und jede davon enthält Daten, die du weder unbegrenzt sammeln noch beliebig lange aufbewahren darfst. Der bequeme Weg — allen ein siebenseitiges Formular schicken, den Betreibungsauszug schon vor der Besichtigung verlangen, alles bis zum nächsten Mieterwechsel ablegen — ist der teuerste. Datenschutzrechtlich riskant, arbeitstechnisch aufwendig, und im Ergebnis oft schlechter als ein schlanker Prozess.

Das Bewerbungsformular unter dem revidierten DSG

Das revidierte Datenschutzgesetz baut auf vier Grundsätzen auf, die für die Mieterprüfung direkt relevant sind: Rechtmässigkeit, Verhältnismässigkeit, Zweckbindung, Transparenz. Übersetzt in den Vermieteralltag heisst das: Frag nur, was du wirklich brauchst. Nutze die Daten nur für das, wofür du sie erhoben hast. Und sag dem Bewerber vorher, wozu du sie brauchst.

Das HEV-Musterbewerbungsformular ist die verlässlichste Referenz — es wurde in Zusammenarbeit mit dem EDÖB überarbeitet und trifft die richtige Balance zwischen Vermieterinteresse und Datenschutz. Wer eigene Formulare bastelt, sollte sich strikt an den Massstab halten: Ist die Information für die Mietentscheidung objektiv notwendig? Wenn nicht: streichen.

Der häufigste Fehler in selbstgebastelten Formularen ist die Rubrik „Nationalität" oder „Herkunftsland". Sie sieht harmlos aus, ist aber juristisch heikel, weil sie den direkten Verdacht einer diskriminierenden Auswahl nährt. Wenn du wirklich wissen musst, ob jemand einen gültigen Aufenthaltstitel hat, frag nach diesem — nicht nach der Herkunft. „Aufenthaltsbewilligung: ja / nein, bei ja: Kategorie" ist zulässig, „geboren in" ist es nicht.

Betreibungsregisterauszug: die drei Missverständnisse

Der Betreibungsregisterauszug ist das Instrument, das am meisten missverstanden wird. Nach Art. 8a Schuldbetreibungs- und Konkursgesetz (SchKG) darf jede Person Einsicht in das Register nehmen, „sofern sie ein Interesse glaubhaft macht". Für Vermieter ist das ein akzeptierter Interessensnachweis — aber unter Bedingungen.

Missverständnis 1: „Ich hole den Auszug selbst." Nein. In der Praxis gibt der Bewerber den Auszug ab, den er selbst beim Betreibungsamt eingeholt hat. Die meisten Betreibungsämter verlangen bei Anfragen Dritter einen sehr konkreten Interessensnachweis (unterzeichneter Mietvertrag oder Bewerbungsformular mit Zustimmung), und in Zeiten des nDSG wird die Prüfung strenger. Der Weg über den Bewerber ist einfacher, günstiger und rechtssicher.

Missverständnis 2: „Ich verlange den Auszug von allen Bewerbern." Nein — und das ist der wichtigste Punkt. Ein pauschales Verlangen bei 40 Interessenten vor der Besichtigung ist unverhältnismässig. Der EDÖB und die kantonalen Datenschutzbeauftragten sind sich einig: Zulässig ist der Auszug erst dann, wenn ein ernsthaftes Vermietungsinteresse an dieser konkreten Person besteht — praktisch also bei den zwei bis drei favorisierten Bewerbern nach der Besichtigung.

Missverständnis 3: „Ein sauberer Auszug heisst gute Bonität." Nur bedingt. Der Auszug zeigt eingeleitete Betreibungen der letzten fünf Jahre und offene Verlustscheine. Er zeigt nicht, ob jemand hohe Kreditkartenschulden, laufende Leasingverträge oder mehrere Konsumkredite hat. Für ein realistisches Bild musst du die drei Instrumente kombinieren: Betreibungsauszug, Lohnabrechnungen (idealerweise drei letzte) und die Referenz vom Vor-Vermieter.

Referenzabfrage beim Vor-Vermieter

Die Referenz vom vorherigen Vermieter ist in der Praxis oft das aussagekräftigste Instrument — mehr als jeder Auszug. Sie erzählt dir, ob die Person pünktlich gezahlt hat, wie das Verhältnis zur Nachbarschaft war, in welchem Zustand die Wohnung übergeben wurde. Rechtlich ist sie nur mit expliziter schriftlicher Zustimmung des Bewerbers zulässig. Genau dafür ist das Feld „Ich stimme der Referenzabfrage bei meinem bisherigen Vermieter zu" auf dem Bewerbungsformular gedacht.

Beim Anruf halte dich an einen kurzen Fragenkatalog. Nicht ausufernd. Kein Gerede über die Person, sondern konkrete Sachverhalte zum Mietverhältnis. Das schützt beide Seiten — dich vor haltlosen Aussagen, den Vor-Vermieter vor einer Persönlichkeitsverletzung, die er sonst am Hals hätte.

Nicht fragen: nach Beruf, Familienverhältnissen, Charaktereigenschaften, Beziehungen. Der Vor-Vermieter darf solche Auskünfte auch gar nicht geben, ohne selbst gegen den Datenschutz zu verstossen. Wenn er es trotzdem tut, ist das sein Problem — aber informierte Vermieter fragen erst gar nicht danach.

Bonitätscheck: die 3-Monatsmieten-Regel und was sie taugt

Die Faustregel — Bruttoeinkommen mindestens dreifach höher als Bruttomiete — hat sich als Branchenstandard etabliert. Sie ist einfach, sie funktioniert bei durchschnittlichen Mieten in ländlichen Gemeinden, und sie liefert dir eine schnelle Vor-Sortierung. Aber sie ist auch der Grund, weshalb in Städten mit hohen Mieten überproportional viele Ablehnungen passieren, die nicht auf tatsächlicher Zahlungsunfähigkeit beruhen.

Beispiel: Eine 3½-Zimmer-Wohnung in Luzern für CHF 2'400 brutto verlangt nach der Regel ein Bruttoeinkommen von mindestens CHF 7'200 monatlich. Ein Bewerber mit CHF 6'500 fliegt raus — obwohl er möglicherweise seit acht Jahren pünktlich CHF 2'100 in Emmenbrücke zahlt. Die Regel bestraft Konservative und belohnt Grossverdiener, ohne über das tatsächliche Zahlverhalten viel auszusagen.

In der Praxis sehe ich bei Vermietern mit sechs bis zwanzig Wohnungen, dass die 3-Monatsmieten-Regel oft die schlechten Bewerber gar nicht filtert — sondern die soliden Mieter, die einfach in einer teuren Stadt leben. Ich empfehle sie als Orientierung, nicht als Ausschlusskriterium.

Der bessere Ansatz kombiniert die Regel mit qualitativen Signalen. Wer seit zehn Jahren beim gleichen Arbeitgeber angestellt ist, unbefristet arbeitet und einen sauberen Betreibungsauszug plus positive Vor-Vermieter-Referenz mitbringt, ist ein besseres Risiko als jemand mit doppeltem Einkommen aus wechselnden Arbeitsverhältnissen. Das siehst du erst, wenn du die Instrumente zusammen liest.

Wenn die Auswahl über den Kopf wächst

Bei einer Wohnung, die frei wird, ist das alles gut zu machen. Bei sechs Wohnungen und drei Auszügen im Sommer wird es zäh. Bewerbungen sichten, Termine vereinbaren, Besichtigungen halten, Referenzen einholen, Absagen versenden, Daten sauber löschen — realistisch sind das zehn bis zwanzig Stunden pro Mieterwechsel. Neben dem Job. Zwischen Ferien und Vereinsleben. Und mit der ständigen Frage, ob du im Umgang mit den Bewerberdaten alles richtig machst.

Das ist der Punkt, an dem viele private Vermieter merken, dass Selbstverwaltung nicht mehr kippt. Nicht wegen der Miete, nicht wegen der Nebenkosten, sondern wegen der Vermietung. Bevor du dann in Panik einen Vollmandats-Vertrag unterschreibst: prüf, ob eine hybride Bewirtschaftung reicht. Die operative Arbeit läuft strukturiert, die strategischen Entscheidungen bleiben bei dir.

Vertragsfreiheit trifft Diskriminierungsverbot

Grundsätzlich gilt in der Schweiz die Vertragsfreiheit. Als Vermieter darfst du entscheiden, wem du deine Wohnung vermietest — und musst deine Wahl auch nicht begründen. Das ist ein wichtiger Grundpfeiler des Privatrechts und schützt dich davor, in jede Absage eine Rechtfertigungspflicht hineingezogen zu werden.

Diese Freiheit hat eine Grenze: das Diskriminierungsverbot. Wer eine Person systematisch wegen Herkunft, Religion, Geschlecht, Familienstand, sexueller Orientierung oder ähnlicher Kriterien ablehnt, verletzt Art. 8 der Bundesverfassung — und in gewissen Konstellationen auch das Gleichstellungsgesetz oder Antirassismus-Bestimmungen. Der Betroffene kann dann eine Schadenersatzklage und eine Genugtuungsklage einreichen. Beweisbar wird das aber erst, wenn du selbst schriftliche Spuren hinterlässt — E-Mails, Notizen, Absagen mit unvorteilhafter Begründung.

Die sichere Absage ist neutral und kurz: „Vielen Dank für Ihre Bewerbung. Wir haben uns für einen anderen Bewerber entschieden." Kein Grund, keine Rechtfertigung, keine Details. Das ist nicht unfreundlich — das ist der einzige Weg, der dich rechtlich sauber hält und gleichzeitig den Bewerber respektiert, indem du seine Zeit nicht mit einer Erklärung verschwendest, die er ohnehin nicht ändern kann.

Was mit den Daten abgelehnter Bewerber passiert

Das nDSG verlangt Datenminimierung. Konkret: Du darfst Bewerberdaten nur so lange aufbewahren, wie ein sachlicher Grund besteht. Für abgelehnte Bewerber ist dieser Grund die Verteidigung gegen einen möglichen Diskriminierungs- oder Persönlichkeitsvorwurf. Die verbreitete Frist dafür ist drei bis sechs Monate nach der Absage. Danach müssen die Unterlagen — Papier wie digital — vernichtet oder gelöscht werden.

Für den ausgewählten Mieter gilt eine andere Logik. Seine Daten wandern in die Mieterakte und werden während des gesamten Mietverhältnisses aufbewahrt — plus zehn Jahre nach Vertragsende zur Verjährungssicherheit. Bewerbungsformular, Betreibungsauszug, Referenzprotokoll: alles drin. Das ist rechtlich sauber, weil ein aktives Vertragsverhältnis der Zweck ist.

Praxisfall: 47 Bewerbungen für 4½ Zimmer in Emmen

Ein Vermieter mit acht Wohnungen in einem Sechsfamilienhaus Baujahr 1992 in Emmen. Im Juni 2026 kündet der langjährige Mieter der 4½-Zimmer-Wohnung im ersten Stock (Bruttomiete CHF 2'150). Innerhalb von zehn Tagen nach dem Inserat auf Homegate landen 47 Bewerbungen im Postfach.

Der Vermieter hätte den Reflex, allen ein achtseitiges Formular zu schicken und den Betreibungsauszug gleich mit zu verlangen. Er lässt es. Stattdessen ein einseitiges Formular mit den zulässigen Feldern plus einer Zustimmungsklausel für die Referenzabfrage. Zurück kommen 34 Bewerbungen — der Rest springt bei der Terminfrage ab.

Aus den 34 Bewerbungen sortiert er nach zwei Kriterien: Passt die Haushaltsgrösse zur Wohnung (4½ Zimmer für maximal fünf Personen)? Erreicht das gemeinsame Bruttoeinkommen mindestens CHF 6'000? Bleiben 22. Er lädt sie in drei Gruppen zu je 90 Minuten zur Besichtigung ein. Beim zweiten Termin springen weitere fünf ab — Wohnung anders als erwartet, Nachbarschaft nicht passend. 17 kommen tatsächlich vorbei.

Am Abend nach der letzten Besichtigung sortiert er drei Favoriten. Erst jetzt geht die zweite Runde raus: Bitte um aktuellen Betreibungsregisterauszug (nicht älter als drei Monate) und Lohnabrechnungen der letzten drei Monate. Zusätzlich ruft er die Vor-Vermieter der drei Favoriten an, mit den fünf zulässigen Fragen. Zwei Auszüge sind sauber, einer zeigt eine offene Betreibung von CHF 4'800 aus dem Vorjahr — der Bewerber fliegt raus. Von den verbliebenen zwei entscheidet die Vor-Vermieter-Referenz: Bei einem gibt es einen leichten Zögerer, beim anderen einen klaren „Ja, sofort wieder". Entscheidung nach 24 Stunden.

Absagen an die 46 anderen als kurze, neutrale E-Mail. Kein Grund, keine Rechtfertigung. Die Excel-Liste bekommt für alle Abgelehnten das Löschdatum 15. Januar 2027 — sechs Monate nach der Absage. Der Ordner „Bewerbungen 4½-Zi 06/2026" landet im Kalender mit Löschtermin. Gesamter Zeitaufwand des Vermieters: rund neun Stunden über zweieinhalb Wochen. Kein Anwalt, keine Beschwerde beim EDÖB, kein Diskriminierungsvorwurf.