Nebenkostenabrechnung: Die sieben Fehler, die Vermieter am häufigsten teuer zu stehen kommen

Die meisten Streitigkeiten über Nebenkosten entstehen nicht darüber, ob eine Position teuer war, sondern ob sie überhaupt verrechnet werden durfte und ob die Abrechnung nachvollziehbar ist. Beides lässt sich vermeiden.

Dieser Beitrag geht die sieben Fehler durch, die in der Praxis am häufigsten dazu führen, dass eine Abrechnung ganz oder teilweise zurückgenommen werden muss — mit dem Fokus auf Form und Verfahren.

Nebenkosten sind nur geschuldet, wenn sie besonders vereinbart wurden. Das ist der häufigste und teuerste Fehler überhaupt: Eine Position taucht in der Abrechnung auf, steht aber nicht im Mietvertrag.

Eine pauschale Klausel wie „Nebenkosten gemäss Abrechnung“ genügt nicht. Die einzelnen Positionen müssen im Vertrag benannt sein. Was dort fehlt, tragen Sie als Vermieter — auch wenn die Kosten real angefallen sind und die Verrechnung fair erscheint.

Nebenkosten sind Aufwendungen für Leistungen, die mit dem Gebrauch der Sache zusammenhängen — Heizung, Warmwasser, Betriebskosten. Der Unterhalt der Liegenschaft selbst gehört nicht dazu.

Der Ersatz eines defekten Boilers, die Sanierung eines Daches oder die Reparatur der Waschmaschine sind Sache des Eigentümers. Werden solche Positionen umgelegt, wird die Abrechnung in diesem Punkt angreifbar — und häufig zieht der Mieter dann gleich die ganze Abrechnung in Zweifel.

Der Aufwand für das Erstellen der Nebenkostenabrechnung selbst kann verrechnet werden, wenn das im Mietvertrag so vereinbart ist. Das allgemeine Honorar für die Bewirtschaftung der Liegenschaft dagegen nicht — das ist eine Eigentümerkosten.

Die Abgrenzung wird oft verwischt, gerade bei Eigenverwaltung. Wer seine eigene Arbeitszeit als Verwaltungskosten in die Nebenkosten schreibt, ohne dafür eine vertragliche Grundlage zu haben, verliert diese Position im Streitfall.

Bei Akontozahlungen leistet der Mieter Vorauszahlungen, über die Sie jährlich abrechnen müssen — mit Nachzahlung oder Rückerstattung. Bei einer Pauschale ist der Betrag abgegolten, es wird nicht abgerechnet, dafür muss die Pauschale auf den Durchschnittswerten der Vorjahre beruhen.

Beides zu mischen geht nicht: Wer eine Pauschale vereinbart hat und später nachfordert, hat keine Grundlage. Wer Akonto vereinbart hat und nie abrechnet, schuldet dem Mieter die Abrechnung — und riskiert, dass die Vorauszahlungen als Pauschale behandelt werden.

Der Mieter hat Anspruch darauf, die Belege zur Abrechnung einzusehen. Wird dieses Recht verweigert, verzögert oder an Bedingungen geknüpft, entsteht Misstrauen — und aus einer sachlichen Rückfrage wird ein Verfahren.

Praktisch bewährt hat sich, die Einsicht aktiv anzubieten und die wichtigsten Belege gleich mit der Abrechnung zusammenzustellen. Das kostet einmal Aufwand und erspart in vielen Fällen die Auseinandersetzung.

Der Verteilschlüssel muss sachgerecht und für den Mieter nachvollziehbar sein. Ob nach Fläche, nach Personen oder nach Verbrauch verteilt wird, hängt von der Kostenart ab — bei Heiz- und Warmwasserkosten gelten zudem eigene Vorgaben.

Ein Schlüssel, der von Jahr zu Jahr wechselt oder in der Abrechnung nicht erklärt wird, lädt zum Widerspruch ein. Schreiben Sie den Schlüssel in die Abrechnung, nicht nur in den Vertrag.

Forderungen aus Mietzins und Nebenkosten verjähren nach fünf Jahren. Rechtlich haben Sie also Zeit — praktisch ist späte Abrechnung trotzdem ein Fehler.

Je länger Sie warten, desto schwieriger wird der Nachweis, desto grösser die Nachzahlung und desto geringer die Bereitschaft des Mieters, sie zu akzeptieren. Bei Mieterwechseln kommt hinzu, dass Sie den Betrag beim Ausgezogenen einfordern müssen, statt ihn mit der Kaution abrechnen zu können.

Bevor die Abrechnung rausgeht, lohnt sich ein Durchgang mit dem Mietvertrag daneben.

Dieser Beitrag ordnet die häufigsten Fehlerquellen ein und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei bestrittenen Abrechnungen, laufenden Schlichtungsverfahren oder ungewöhnlichen Kostenarten sollten Sie den Einzelfall prüfen lassen.