Eigentümerversammlung 2026 vorbereiten: Checkliste für Stockwerkeigentümer-Gemeinschaften
Jedes Frühjahr das gleiche Bild: Die Eigentümerversammlung steht an, und die Hälfte der Gemeinschaft ist nicht vorbereitet. Fehlende Quoren, eine Traktandenliste mit Lücken, Diskussionen ohne Ergebnis — ich sehe das bei fast jeder STWE-Gemeinschaft, die zu uns kommt. Wer schlecht vorbereitet in die Versammlung geht, riskiert ungültige Beschlüsse und blockierte Sanierungen. Das muss nicht sein.
Wir bei Valtis übernehmen die komplette Vorbereitung und Durchführung von STWE-Versammlungen — aber auch wenn Sie es selbst machen, hilft Ihnen dieser Leitfaden.
Was das Gesetz vorschreibt
Bevor wir in die Praxis einsteigen: Hier die rechtlichen Grundlagen, die Sie kennen müssen. Das Stockwerkeigentumsrecht steht in den Art. 712a–712t ZGB.
- Mindestens eine Versammlung pro Jahr (Art. 712m ZGB). Die Verwaltung beruft ein — oder ein Fünftel der Eigentümer kann die Einberufung verlangen.
- Einladung mit Traktandenliste: Jeder Eigentümer muss rechtzeitig und schriftlich eingeladen werden. Die Traktandenliste muss alle Verhandlungsgegenstände enthalten — über Punkte, die nicht auf der Traktandenliste stehen, darf grundsätzlich nicht beschlossen werden.
- Einladungsfrist: Das Gesetz schreibt keine Mindestfrist vor, aber die meisten Reglemente verlangen 20 bis 30 Tage. Prüfen Sie Ihr Reglement.
- VMWG-Formularanforderungen 2026: Mit den neuen Verordnungsanpassungen zur Verwalter-Meldepflicht (VMWG) gelten ab 2026 erweiterte Anforderungen an die Dokumentation der Verwaltungstätigkeit. Die Jahresrechnung muss nun detaillierter aufgeschlüsselt werden, insbesondere bei den Verwaltungshonoraren und Drittleistungen.
Formfehler bei der Einladung können dazu führen, dass Beschlüsse anfechtbar sind — mit allen Konsequenzen. Prüfen Sie Ihr Reglement sorgfältig.
Die perfekte Traktandenliste
Ohne saubere Traktandenliste keine sauberen Beschlüsse. Diese Punkte gehören auf jede ordentliche Versammlung:
Je nach Liegenschaft kommen Zusatztraktanden dazu:
- Sanierungsprojekte: Dach, Fassade, Heizungsersatz, Liftmodernisierung. Hier braucht es konkrete Offerten und Finanzierungsvorschläge.
- Anpassung der Hausordnung: E-Ladestationen, Waschküchenreglement, Lärmregelungen.
- Sondernutzungsrechte: Gartennutzung, Parkplätze, Kellerabteile.
- Versicherungsanpassungen: Gebäudeversicherung, Haftpflicht, Elementarschadendeckung.
Jeder Eigentümer hat das Recht, Traktanden zu beantragen. Setzen Sie in der Einladung eine Frist für Traktandenwünsche — das vermeidet Überraschungen an der Versammlung.
Quorum und Abstimmung
Das Abstimmungssystem im STWE ist zweistufig — es zählen Köpfe und Wertquoten gleichzeitig. Je nach Thema braucht es unterschiedliche Mehrheiten:
| Beschlussart | Erforderliche Mehrheit |
|---|---|
| Ordentliche Verwaltungshandlungen (Budget, Jahresrechnung) | Einfaches Mehr nach Köpfen und Wertquoten |
| Bauliche Massnahmen (nützlich, nicht notwendig) | Qualifiziertes Mehr: Mehrheit der Eigentümer, die zugleich mehr als die Hälfte der Wertquoten vertreten |
| Luxuriöse Bauarbeiten | Einstimmigkeit aller Eigentümer |
| Zweckänderung (z.B. Wohnung zu Büro) | Einstimmigkeit aller Eigentümer |
Ordentliche Verwaltungshandlungen
Budget, Jahresrechnung
Einfaches Mehr nach Köpfen und Wertquoten
Bauliche Massnahmen
nützlich, nicht notwendig
Qualifiziertes Mehr: Mehrheit der Eigentümer, die zugleich mehr als die Hälfte der Wertquoten vertreten
Luxuriöse Bauarbeiten
Einstimmigkeit aller Eigentümer
Zweckänderung
z.B. Wohnung zu Büro
Einstimmigkeit aller Eigentümer
Vertretung durch Vollmacht: Wer nicht persönlich teilnehmen kann, darf sich vertreten lassen. Die Vollmacht muss in der Regel schriftlich vorliegen. Es empfiehlt sich, ein Vollmachtsformular zusammen mit der Einladung zu versenden. Vollmachten zählen zum Quorum.
Klären Sie im Vorfeld ab, wie viele Eigentümer an der Versammlung teilnehmen werden. Wenn sich abzeichnet, dass das Quorum knapp wird, erinnern Sie frühzeitig an die Möglichkeit der Vertretung.
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Versammlungs-Helfer
Traktanden, Quorum und Checkliste in 2 Minuten
Angaben zur Gemeinschaft
Daten werden nicht gespeichert. Berechnung erfolgt lokal im Browser.
10-Punkte Checkliste: 4 Wochen vor der Versammlung
Starten Sie mindestens vier Wochen vorher. Klingt früh, aber glauben Sie mir: Wenn zwei Wochen vor der Versammlung die Jahresrechnung noch fehlt, wird es stressig.
Termin festlegen
Berücksichtigen Sie Schulferien und Feiertage. Ein Dienstag- oder Mittwochabend funktioniert erfahrungsgemäss am besten.
Traktandenliste erstellen
Alle Standardtraktanden plus anstehende Sonderthemen. Eigentümern eine Frist für Traktandenwünsche setzen.
Jahresrechnung fertigstellen
Vergleich zum Budget, Erläuterungen zu Abweichungen, Revisionsbericht beilegen.
Erneuerungsfonds-Stand berechnen
Aktueller Stand, geplante Einlagen, allfällige Entnahmen für Sanierungsprojekte transparent ausweisen.
Offerten für Sanierungen einholen
Falls Sanierungsprojekte anstehen: mindestens zwei bis drei Konkurrenzofferten vorbereiten. Nur mit konkreten Zahlen lässt sich ein Beschluss fassen.
Einladung versenden
Schriftlich, mit Traktandenliste und allen relevanten Unterlagen. Mindestens 20 Tage vor der Versammlung (oder gemäss Reglement). Versand per A-Post oder E-Mail mit Empfangsbestätigung.
Vollmachtsformular beilegen
Ein einfaches Formular, das der abwesende Eigentümer ausfüllen und einem Vertreter mitgeben kann.
Raum reservieren
Genügend Platz, gute Akustik, Beamer oder Bildschirm für Präsentationen. Idealerweise ein neutraler Ort (nicht die Privatwohnung des Verwalters).
Protokollführer bestimmen
Das Protokoll ist das rechtlich verbindliche Dokument der Versammlung. Wählen Sie jemanden, der präzise und zuverlässig formuliert.
Unterlagen digital bereitstellen
Nicht jeder Eigentümer hat die Papierunterlagen griffbereit. Stellen Sie alle Dokumente zusätzlich digital zur Verfügung — z.B. per Cloud-Link oder E-Mail-Versand.
Häufige Fehler bei der Eigentümerversammlung
Drei Fehler sehe ich bei fast jeder Gemeinschaft, die ohne professionelle Verwaltung arbeitet:
1. Keine Beschlüsse zum Erneuerungsfonds
Niemand redet gerne über Geld — schon gar nicht über höhere Einlagen. Aber wenn dann das Dach saniert werden muss und der Fonds leer ist, stehen plötzlich Sonderzahlungen von CHF 15'000 pro Einheit im Raum. Das führt zu Streit, der sich vermeiden lässt.
CHF pro Wohneinheit und Jahr
Empfohlene Mindesteinlage in den Erneuerungsfonds. Bei älteren Liegenschaften deutlich mehr.
2. Vertagung von Sanierungsentscheiden
«Wir schauen das nächstes Jahr nochmal an» — dieser Satz hat schon viele Liegenschaften Hunderttausende Franken gekostet.
Konkretes Beispiel: Eine Flachdachabdichtung heute für CHF 30'000, oder in drei Jahren eine Komplettsanierung für CHF 120'000, weil Wasser in die Isolation eingedrungen ist. Sanierungsentscheide gehören auf die Traktandenliste — mit Offerten und einem Finanzierungsplan, nicht mit «schauen wir nächstes Jahr».
Eine Teilsanierung heute für CHF 30'000 kann in drei Jahren zur Komplettsanierung für CHF 120'000 werden. Holen Sie rechtzeitig Offerten ein und stellen Sie Sanierungsentscheide auf die Traktandenliste.
3. Fehlende oder ungenaue Protokollierung
Das Protokoll ist Ihr Beweismittel. Steht darin nicht klar, was beschlossen wurde, mit welcher Mehrheit und welchem Stimmenverhältnis — dann kann jeder Eigentümer den Beschluss anfechten.
- Anwesende (inkl. Vollmachten)
- Jeden Beschluss mit genauem Wortlaut
- Das Abstimmungsergebnis (Ja/Nein/Enthaltung)
- Allfällige Vorbehalte einzelner Eigentümer
Häufige Fragen (FAQ)
Wie oft muss eine Eigentümerversammlung stattfinden?
Was passiert wenn das Quorum nicht erreicht wird?
Kann man an der Eigentümerversammlung per Vollmacht teilnehmen?
Fazit
Vier Wochen Vorlauf, eine saubere Traktandenliste und rechtzeitig versandte Unterlagen — mehr braucht es nicht für eine produktive Versammlung. Das klingt simpel, aber die meisten Gemeinschaften scheitern genau daran.
Falls Sie das nicht selbst stemmen wollen: Wir machen das täglich. Von der Einladung über die Durchführung bis zum Protokollversand. Melden Sie sich für ein kurzes Gespräch — kostenlos und unverbindlich.
Theshoth Sritharan
Gründer, Valtis
Theshoth Sritharan ist Gründer von Valtis und begleitet Privatvermieter und Stockwerkeigentümer-Gemeinschaften in der Zentralschweiz bei der professionellen Bewirtschaftung ihrer Liegenschaften.
Nächste Versammlung steht an?
Wir übernehmen die Organisation — Traktandenliste, Einladung, Durchführung, Protokoll. Alles aus einer Hand.
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