Verwaltungsvertrag im Stockwerkeigentum: Was drinstehen muss

Der Verwaltungsvertrag regelt das Verhältnis zwischen der Stockwerkeigentümergemeinschaft und ihrer Verwaltung. Ein klarer Vertrag schafft Transparenz über Leistungen, Kosten und Verantwortlichkeiten. Wer den Vertrag versteht, kann die Verwaltung gezielt steuern und bei Bedarf wechseln.

Rechtliche Grundlage: Einfacher Auftrag

Der Verwaltungsvertrag im Stockwerkeigentum ist rechtlich ein einfacher Auftrag gemäss Art. 394 ff. OR. Das bedeutet: Die Verwaltung schuldet eine sorgfältige Aufgabenerfüllung, aber keinen bestimmten Erfolg. Der Auftraggeber ist die Eigentümergemeinschaft als Ganzes — nicht der einzelne Eigentümer. Die Wahl und Abwahl der Verwaltung erfolgt durch Beschluss an der Eigentümerversammlung.

Wichtig: Da es sich um einen Auftrag handelt, kann das Verhältnis grundsätzlich jederzeit beendet werden (Art. 404 OR). In der Praxis werden aber vertragliche Kündigungsfristen vereinbart, die beide Seiten binden.

Typischer Inhalt eines Verwaltungsvertrags

Ein vollständiger Verwaltungsvertrag sollte folgende Punkte klar regeln:

• Leistungskatalog: Kaufmännische Verwaltung (Buchhaltung, Budget, Inkasso), technische Verwaltung (Unterhalt, Schadenabwicklung) und administrative Verwaltung (Versammlungen, Protokolle, Korrespondenz).
• Honorar und Abrechnungsmodus: Pauschale pro Einheit und Jahr, prozentuale Vergütung oder Kombination. Klarheit über Mehrwertsteuer und Teuerungsanpassung.
• Vertragsdauer und Kündigung: Üblich sind Laufzeiten von einem bis drei Jahren mit einer Kündigungsfrist von drei bis sechs Monaten.
• Haftung: Umfang der Haftung, Berufshaftpflichtversicherung und allfällige Haftungsbeschränkungen.
• Vollmachten: Welche Rechtsgeschäfte die Verwaltung selbstständig abschliessen darf (z. B. Reparaturaufträge bis zu einem Betrag X).
• Übergaberegelung: Fristen und Umfang der Aktenübergabe bei Vertragsende.

Pflichten des Verwalters

Die Verwaltung ist zur sorgfältigen und getreuen Geschäftsführung verpflichtet. Konkret umfasst dies die ordnungsgemässe Buchführung, die Einberufung und Durchführung der Eigentümerversammlung, die Umsetzung von Versammlungsbeschlüssen, die Verwaltung des Erneuerungsfonds sowie die technische Betreuung der Liegenschaft. Die Verwaltung muss jederzeit Rechenschaft über ihre Tätigkeit ablegen können.

Rechte der Gemeinschaft

Die Eigentümergemeinschaft hat das Recht auf vollständige Einsicht in alle Unterlagen, transparente Jahresrechnungen und regelmässige Berichterstattung. Sie kann der Verwaltung Weisungen erteilen und deren Tätigkeit überwachen. Bei Pflichtverletzungen kann die Gemeinschaft die Verwaltung abberufen und Schadenersatz fordern.

Kündigung des Verwaltungsvertrags

Die Kündigung erfordert einen Beschluss der Eigentümerversammlung. Die vertraglich vereinbarte Kündigungsfrist ist einzuhalten. Bei wichtigen Gründen — etwa grober Pflichtverletzung — ist eine fristlose Kündigung möglich. Es empfiehlt sich, vor der Kündigung bereits eine Nachfolgeverwaltung zu evaluieren, damit keine Verwaltungslücke entsteht.

Übergabe an die neue Verwaltung

Bei einem Verwaltungswechsel muss die bisherige Verwaltung sämtliche Unterlagen, Verträge, Schlüssel, Bankzugänge und Buchhaltungsdaten innert der vereinbarten Frist an die neue Verwaltung übergeben. Ein detailliertes Übergabeprotokoll schützt beide Seiten. Ein sauber geregelter Übergang minimiert das Risiko von Informationsverlusten und Verzögerungen.

Weitere Themen: Verwaltung wechseln im STWE | Stockwerkeigentum